Program Evidence firemních dokumentů

Program slouží pro přehlednou evidenci vydaných interních firemních dokumentů (vyhlášek, směrnic, nařízení, ISO dokumentů  apod.) včetně evidence záznamů o přečtení dokumentů jednotlivými uživateli (čtenáři).

Princip systému:

Systém obsahuje databázi dokumentů a databázi záznamů o přečtení dokumentů jednotlivými uživateli. Každý dokument je nejprve zaevidován do databáze dokumentů a je mu přiřazeno jedinečné ID dokumentu. Toto ID se pak zapíše do samotného dokumentu, který je distribuován čtenářům.

Čtenář otevře a přečte dokument, v závěru dokumentu je umístěno tlačítko „Zapsat potvrzení o přečtení dokumentu“. Po stisknutí tlačítka se do databáze záznamů o přečtení zapíše informace s uživatelským jménem přihlášeného uživatele, identifikace počítače a dokumentu, který byl přečten a potvrzen.

Systém dále obsahuje administrátorskou sekci, kde lze spravovat data o dokumentech a záznamy o přečtení dokumentů. Data lze filtrovat, řadit a vyhledávat dle různých kritérií. Zejména dle jednotlivých dokumentů, čtenářů a časových údajů o přečtení.

Technické řešení:

Systém je postaven na platformě MS Office s využitím programovacího jazyka VBA. Systém dále využívá lokální počítačovou síť a databázový SQL server jako úložiště dat (databáze). Pro komunikaci klientských stanic čtenářů dokumentů s databázovým serverem se využívá rozhraní ODBC.
Samotné dokumenty jsou vytvářeny a distribuovány ve formátu MS Word. Pro distribuci dokumentů čtenářům lze využít stávající firemní infrastruktury – sdílené složky, přílohy mailů, nebo např. adresářové služby Sharepoint.

Cena programu:

Cenu programu stanovujeme dle počtu uživatelů (čtenářů):

  1. Licence BASIC – do 20 uživatelů, cena 25 000.- Kč Bez DPH. V ceně je zahrnuto zaškolení přímo u Vás ve firmě, pomoc s instalací systému, základní konfigurace. V ceně nejsou zahrnuty náklady na dopravu a ubytování.
  2. Licence STANDART – do 100 uživatelů, cena 49 000.- Kč Bez DPH. V ceně je zahrnuto zaškolení přímo u Vás ve firmě, pomoc s instalací systému, základní konfigurace. V ceně nejsou zahrnuty náklady na dopravu a ubytování.
  3. Licence PREMIUM – více než 100 uživatelů, cenovou nabídku Vám vytvoříme na míru dle konkrétní situace a počtu uživatelů.

Bližší info o programu Vám podá kontaktní osoba:
Ing. Vít Zelený, tel. 723 900 098, mail: info@viridis.cz